読んだ目的
- リサーチ状況に進捗状況や今後のアクションを共有する時に、面白くなくて読む気にならないと言われる状況になったことがある
- 話が長いと言われるため、「1分で話せ」とともにメールやSlack等でクイックに報告する時に箇条書きで共有したい場面が多々あるが、読んでもらえない
得られた学び
コンサルティングファームで働く上ではデータサイエンティストとはいえ、クライアントフェイシングも求められるし、もちろんほぼ全てのプロジェクトでコンサルタントと働く。本書は忙しく時間がないコンサルタントや上司に報告する時に活用できる箇条書きのコツが書かれている。
箇条書きをする上でのポイントは大きく分けて3つある。
- 構造化：相手が全体像を一瞬で理解できるようにする
- 物語化：相手が関心を持って最後まで読み切れるようにする
- メッセージ化：相手の心に響かせ行動を起こさせるようにする
上記の3つのポイントを実現するために必要なことを次からまとめていく。
構造化
構造化とは、相手が全体像を一瞬で理解できるようにすることである。構造化ではレベル感を揃え、似ているものを1つにまとめるグループ分けをする必要がある。
【コツ1：自動詞と他動詞を使い分ける】
その時の「状態・現象」を伝えたい時は自動詞を使う。例えば、目標やビジョン、問題、特徴などがある。逆に、誰かが何かに影響を与える「行為」を伝えたければ他動詞を使う。体言止めは多義的であり、何を意味しているのか分からないため、使わない。
【コツ2：「直列と並列」で時間軸を整える】
直列の場合は文と文の間に時間が流れており、並列の場合は文と文の間に時間が流れていない。
【コツ3：「ガバニング」で引き出しを作る】
「ポイントは3つあります」がガバニングで、相手の頭の中に、情報をしまう引き出しを作ることで情報処理がラクになり、全体像を理解してもらいやすくなる。
物語化
物語化の要件は「フックを作る」ことで、これは相手の関心を踏まえ、相手がドキッとする仕掛けを意図的に箇条書きに埋め込むことである。
【コツ1：「イントロ」でつかみ、相手を引き込む】
イントロでは相手が期待していることを伝えることで、相手の関心を醸成して話に引き込むことができる。例えば、昨年度の目標に達しなかったため、来年度の目標はどうするのかを聞いているのに、昨年度の実績を踏まえた改善策を答えても、相手を引き込むことはできない。まず来年度の目標に答え、達成するための手段として改善策を話すことで、話に引き込むことができる。
【コツ2：「MECE崩し」で山場を作る】
絶対的なMECE（大口顧客、中堅、小口、超小口）を全て説明するのではなく、重点的なポイント（大口顧客、中堅）に対するアクションを示すことで、総花的でなく営業戦略を考えていることも伝わり、シンプルに言いたいことが伝わる。
【コツ3：「固有名詞」で具体的にイメージさせる】
一般名詞から固有名詞（各部署ではなく、開発部・マーケティング部・営業部）を使うことで、相手の関心を引くフックとなり、より多くの意味を伝えることができる。全体的に生々しく具体的なイメージができるようになり、当事者意識を持って聞いてもらいやすくなる。
これらを相手のコンテキストを考え抜く、つまりどんなコンテキストに置かれているかを想定しないと物語化はできない。これは「1分で話せ」にもあったメタ認知とも関連している。
メッセージ化
メッセージ化の要件は、スタンスをとることで、伝えたいことに対して「自分の立ち位置」を明確にすることである。逆に、一般的なことや当たり前のことを言ってはいけない。
【コツ1：「隠れ重言」を排除する】
コンテクストを踏まえると重複していて、わざわざ伝える意義がないことは伝えないことである。例えば、「お客様に喜んでいただける商品を作る」は当たり前すぎていう必要がない。隠れ重言を避けるためのNGワードとしては、「改善する」、「見直す」、「推進する」、「最適化する」、「バランスをとる」、「徹底する」、「強化する」、「実行する」がある。
【コツ2：「否定」で退路を断つ】
何を否定しているかを明示し、立ち位置をはっきりさせる。例えば、「生産性を上げる」ではなく、「長時間労働に走るのではなく、生産性を上げる」のように否定を入れることで立ち位置を明確にする。ソフトに言うには、「AよりB」や「AからBになる」のように言うこともできる。
【コツ3：形容詞や副詞は「数字」に変える】
程度を表す副詞や形容詞を使うとき、解釈は相手次第になってしまうため、数字に置き換えることで、一気にイメージしやすくなる。
これらのコツに加え、無難な内容を言うことを敵とすることが必要である。
今後のToDo
- 箇条書きをする前にはこれらのコツを2週間は見返してから送信する
- 相手のコンテクストを考えた物語化を考える
